REGULAMIN UCZESTNICTWA W WYDARZENIACH TARGOWYCH ORGANIZOWANYCH PRZEZ GEOLAB

1. POSTANOWIENIA OGÓLNE

1.1. Podmiotem odpowiedzialnym za organizację Wydarzeń jest: GEOLAB Andrzej Zuchora, 20-023 Lublin, ul. Chopina 41 lok.2,  NIP: 712-101-24-83, zwany dalej Organizatorem.

1.2. Do programu należą: okazy minerałów, skamieniałości, meteoryty, perły, kamienie i akcesoria  jubilerskie, biżuteria, przedmioty użytkowe i ozdobne, ceramika, rękodzieło, rzeźba, grafika malarstwo, kosmetyki, książki, odzież, galanteria skórzana, wykłady,  warsztaty.

2. STOISKO WYSTAWOWE
2.1. Organizator zgodnie z zamówieniem Wystawcy:
- przygotowuje stoisko wystawowe z zabudową Organizatora  
- zapewnia niezabudowaną powierzchnię wystawienniczą;2.2. Stoiska wystawowe o długości minimum 2,0 metrów mają zapewnione przejście z boku stoiska. 
2.3. Informacje dotyczące kosztów i zasad udostępniania sprzętu na poszczególnych wydarzeniach (stoły wystawowe, krzesełka) zamieszczone są w druku Zgłoszeniu uczestnictwa.
2.4. Umieszczanie reklam jest dozwolone wyłącznie w obrębie własnego stoiska
i nie podlega dodatkowej  opłacie. Reklama nie może zasłaniać sąsiednich stoisk i utrudniać klientom dostępu do nich.

3. ZGŁOSZENIE  UDZIAŁU
3.1. Zainteresowani udziałem w Wydarzeniach organizowanych przez GEOLAB proszeni są o przesłanie informacji o swojej działalności/marce (dokumentacja fotograficzna – max 3 zdjęcia, linki do mediów społecznościowych) na adres Adres poczty elektronicznej jest chroniony przed robotami spamującymi. W przeglądarce musi być włączona obsługa JavaScript, żeby go zobaczyć. lub Adres poczty elektronicznej jest chroniony przed robotami spamującymi. W przeglądarce musi być włączona obsługa JavaScript, żeby go zobaczyć.

3.1.1.
Organizator na podstawie nadesłanych informacji (p.3.1) podejmuje decyzję
o podjęciu współpracy odsyłając komplet dokumentów zgłoszeniowych: Druk Zgłoszenia oraz Regulamin.
3.1.2. Wystawca w przypadku akceptacji Regulaminu oraz warunków współpracy odsyła wypełniony Druk Zgłoszenie Uczestnictwa na adresy podane w (p.3.1).
3.2. Stali Wystawcy (uczestnicy poprzednich edycji), mogą dokonać zgłoszenia: telefonicznie, SMS-em oraz w przypadku zmiany danych - obowiązkowo na druku Zgłoszenie Uczestnictwa.
3.2.1. Zgłoszenia od Stałych Wystawców na wydarzenia: daty podane są w mailach do Wystawców
3.2.2. Wystawcy zostaną poinformowani o przyjęciu zgłoszenia, kosztach uczestnictwa oraz terminach wpłat za stoisko wystawowe. 
3.2.3. Niedokonanie rezerwacji w wyznaczonym terminie (p.3.2.1) skutkuje utratą stałej lokalizacji stoiska i nie gwarantuje przydzielenia miejsca wystawowego.

4. WARUNKI PŁATNOŚCI  I  REZYGNACJA Z UCZESTNICTWA
4.1. Koszt uczestnictwa w wydarzeniu oraz numer konta bankowego dla dokonania wpłaty Organizator podaje w Potwierdzeniu Zgłoszenia Uczestnictwa wysyłanym do Wystawcy.
4.2. Wystawca zobowiązany jest dokonać wpłaty ( p.4.1.) w terminie określonym w Potwierdzeniu Zgłoszenia Uczestnictwa.
4.3. Niedokonanie wpłaty w ustalonym terminie ( p.4.2.) uprawnia GEOLAB do odstąpienia od zawartej umowy i anulowania rezerwacji.
4.4. Ostatecznego rozliczenia za stoisko wystawowe należy dokonać pierwszego dnia Wydarzenia do godziny 10:00 /gotówka, blik, karta płatnicza/. 
4.5. O rezygnacji z uczestnictwa w Wydarzeniu należy powiadomić Organizatora drogą mailową na adresy podane w (p.3.1.)
4.6. Zwrot wpłat:  (p.4.1. p.4.2). Powyżej 30 dni przed wydarzeniem zwrot  100% wpłaconej kwoty, od 30 do 7 dni - 50%, do 7 dni przed datą Wydarzenia wpłaty nie podlegają zwrotowi.

5. WSPÓŁPRACA W MEDIACH SPOŁECZNOŚCIOWYCH

5.1. Wystawca w mediach społecznościowych - Facebook, Instagram ma obowiązek:  
- udostępniać informacje o Wydarzeniu;
- dokonać co najmniej 3 wpisów  nt. swojego uczestnictwa w Wydarzeniu przed jego rozpoczęciem;
- zamieścić relację podczas trwania Wydarzenia.
5.2. Organizator zastrzega sobie prawo do: filmowania i fotografowania ekspozycji, nagrywania materiałów dla celów promujących Wydarzenie.

6. HARMONOGRAM IMPREZY

DZIEŃ 1
07.00÷10.00 - rejestracja Wystawców, rozliczenie stoisk wystawowych
10.00÷18.00 - "publiczność"
18.00 - zakończenie 1 dnia
18.00÷9.00 - obiekt przejmuje firma ochraniająca obiekt 

DZIEŃ 2
09.00÷10.00 - czas „dla Wystawców”
10.00÷17.00 - "publiczność"
17.00 - zakończenie wydarzenia
17.00÷19.00 - demontaż stoisk wystawowych

7. PRZEPISY PORZĄDKOWE

7.1. Wystawcy zobowiązani są do przestrzegania przepisów BHP i p-poż, w tym:
- zakazu palenia tytoniu, e-papierosów i kadzidełek,
- zakazu spożywania napojów alkoholowych,
- używania czajników i grzałek elektrycznych dozwolone w wyznaczonej 
strefie „hot-water”
- używania sprzętu spełniającego normy bezpieczeństwa
- używania wyłącznie oświetlenia LED.

7.2. Wystawca powinien posiadać ubezpieczenie od odpowiedzialności cywilnej wynikającej z uczestnictwa w targach.
7.3. Wystawca ponosi odpowiedzialność za wszelkie szkody infrastruktury wynajmowanego obiektu i powierzonego mu wyposażenia stoiska wystawowego, wyrządzone przez niego samego, osoby w jakikolwiek sposób z nim związane oraz należące do niego niesprawne urządzenia.
7.4. W trakcie wydarzenia Wystawca zobowiązany jest do posiadania identyfikatora.
7.5. Wystawca odpowiada w obrębie swojego stoiska za bezpieczeństwo oraz roszczenia osób trzecich.
7.6. Organizator nie odpowiada za szkody spowodowane przez zwiedzających w czasie trwania imprezy w obrębie stoiska wystawowego.
7.7.Wystawca zobowiązany jest do bezwzględnego wykonywania wszelkich poleceń wydawanych przez pracowników ochrony i służb porządkowych pod rygorem usunięcia z imprezy oraz trwałego zaprzestania współpracy.

8. DODATKOWE INFORMACJE, POSTANOWIENIA KOŃCOWE

8.1. Organizator:
- zapewnia reklamę w regionalnych mediach: TV, radio, prasa,
- ekspozycję plakatów na słupach ogłoszeniowych, pojazdach komunikacji miejskiej,
- zapewnia reklamę w mediach społecznościowych – Facebook, Instagram - umożliwia wpis do bezpłatnego katalogu Wystawców na Facebooku
i Instagramie - w miarę możliwości technicznych;
- zapewnia ochronę w nocy z 1 na 2 dzień (licencjonowana firma ochroniarska),
- możliwość ustawiania stoisk w dniu poprzedzającym imprezę (wybrane imprezy – wymagane uzgodnienia z Organizatorem);
- zasilanie oświetlenie stoisk i kas fiskalnych (230V),
- punkt „hot water”
- identyfikatory
- parking na terenie wydarzenia

8.2. W przypadku sporu pomiędzy Wystawcą a Organizatorem w interpretacji niniejszego Regulaminu stroną rozstrzygającą  jest Organizator.
8.3. W przypadku sporu nieuregulowanego niniejszym Regulaminem, mają zastosowanie przepisy Kodeksu Cywilnego. 
8.4. Dostarczenie do GEOLAB formularza Zgłoszenie Uczestnictwa (p.3.1.2) jest jednoznaczne ze złożeniem oferty uczestnictwa w Wydarzeniu oraz  akceptacją postanowień niniejszego Regulaminu.

ORGANIZATOR

GEOLAB
Andrzej Zuchora

Regulamin wraz z dokumentami zgłoszeniowymi udostępniany jest po zadeklarowaniu chęci udziału w wydarzeniu.

następna »