Regulamin uczestnictwa 2026

1.1. Podmiotem odpowiedzialnym za organizację Wydarzeń jest: GeoLab Andrzej Zuchora, 20-023 Lublin, ul. Chopina 41 lok. 2, NIP: 712-101-24-83, zwany dalej Organizatorem.

1.2. Do programu należą: okazy minerałów, skamieniałości, meteoryty, perły, kamienie i akcesoria jubilerskie, biżuteria, przedmioty użytkowe i ozdobne, ceramika, rękodzieło, rzeźba, grafika, malarstwo, kosmetyki, książki, odzież, galanteria skórzana, wykłady, warsztaty.

2.1. Organizator zgodnie z zamówieniem Wystawcy:

• przygotowuje stoisko wystawowe z zabudową Organizatora,
• zapewnia niezabudowaną powierzchnię wystawienniczą.

2.2. Stoiska wystawowe o wielkości minimum 2,0 metrów mają zapewnione przejście z boku stoiska.

2.3. Informacje dotyczące kosztów i zasad udostępniania sprzętu na poszczególnych wydarzeniach (stoły wystawowe, krzesełka) zamieszczone są w druku Zgłoszenia uczestnictwa.

2.4. Umieszczanie reklam jest dozwolone wyłącznie w obrębie własnego stoiska i nie podlega dodatkowej opłacie. Reklama nie może zasłaniać sąsiednich stoisk i utrudniać klientom dostępu do nich.

3.1. Zainteresowani udziałem w Wydarzeniach proszeni są o przesłanie informacji o swojej działalności/marce (dokumentacja fotograficzna — max 3 zdjęcia, linki do mediów społecznościowych) na adres: info@geolab.pl lub geolab.zgloszenia@gmail.com.

3.1.1. Organizator na podstawie nadesłanych informacji podejmuje decyzję o podjęciu współpracy, odsyłając komplet dokumentów zgłoszeniowych: Druk Zgłoszenia oraz Regulamin.

3.1.2. Wystawca w przypadku akceptacji Regulaminu oraz warunków współpracy odsyła wypełniony Druk Zgłoszenia Uczestnictwa na adresy podane w pkt. 3.1.

3.2. Stali Wystawcy (uczestnicy poprzednich edycji) mogą dokonać zgłoszenia telefonicznie, SMS-em oraz — w przypadku zmiany danych — obowiązkowo na druku Zgłoszenie Uczestnictwa.

3.2.1. Wystawcy zostaną poinformowani o przyjęciu zgłoszenia, kosztach uczestnictwa oraz terminach wpłat za stoisko wystawowe. Niedokonanie rezerwacji w wyznaczonym terminie skutkuje utratą stałej lokalizacji stoiska i nie gwarantuje przydzielenia miejsca wystawowego.

4.1. Koszt uczestnictwa w wydarzeniu oraz numer konta bankowego Organizator podaje w Potwierdzeniu Zgłoszenia Uczestnictwa wysyłanym do Wystawcy.

4.2. Wystawca zobowiązany jest dokonać wpłaty w terminie określonym w Potwierdzeniu Zgłoszenia Uczestnictwa.

4.3. Niedokonanie wpłaty w ustalonym terminie uprawnia GeoLab do odstąpienia od zawartej umowy i anulowania rezerwacji.

4.4. Ostatecznego rozliczenia za stoisko wystawowe należy dokonać pierwszego dnia Wydarzenia do godziny 10:00 (gotówka lub szybki przelew).

4.5. O rezygnacji z uczestnictwa w Wydarzeniu należy powiadomić Organizatora drogą mailową na adresy podane w pkt. 3.1.

4.6. Zasady zwrotu wpłat:

• powyżej 30 dni przed wydarzeniem — zwrot 100% wpłaconej kwoty,
• od 30 do 8 dni przed wydarzeniem — zwrot 50%,
• od 7 dni do dnia Wydarzenia — wpłaty nie podlegają zwrotowi.

5.1. Wystawca w mediach społecznościowych (Facebook, Instagram) ma obowiązek:

• udostępniać informacje o Wydarzeniu,
• dokonać co najmniej 3 wpisów dotyczących swojego uczestnictwa przed jego rozpoczęciem,
• zamieścić relację podczas trwania Wydarzenia.

5.2. Organizator zastrzega sobie prawo do filmowania i fotografowania ekspozycji oraz nagrywania materiałów dla celów promujących Wydarzenie.

Dzień 1 (sobota):

• 07:00–10:00 — rejestracja wystawców, rozliczenie stoisk wystawowych
• 10:00–18:00 — otwarcie dla zwiedzających
• 18:00 — zakończenie pierwszego dnia
• 18:00–9:00 — obiekt pod ochroną licencjonowanej firmy

Dzień 2 (niedziela):

• 09:00–10:00 — czas dla wystawców
• 10:00–17:00 — otwarcie dla zwiedzających
• 17:00 — zakończenie wydarzenia
• 17:00–19:00 — demontaż stoisk wystawowych

Jednodniowe Wydarzenie ART & CRAFTS może mieć zmieniony harmonogram.

7.1. Wystawcy zobowiązani są do przestrzegania przepisów BHP i p-poż, w tym:

• zakazu palenia tytoniu, e-papierosów i kadzidełek,
• zakazu spożywania napojów alkoholowych,
• zakazu wbijania gwoździ i wiercenia w podłogach, ścianach i blatach stoisk wystawienniczych,
• używania czajników i grzałek elektrycznych wyłącznie w wyznaczonej strefie „hot-water”,
• używania sprzętu spełniającego normy bezpieczeństwa,
• używania wyłącznie oświetlenia LED.

7.2. Wystawca powinien posiadać ubezpieczenie od odpowiedzialności cywilnej wynikającej z uczestnictwa w targach.

7.3. Wystawca ponosi odpowiedzialność za wszelkie szkody infrastruktury wynajmowanego obiektu i powierzonego mu wyposażenia stoiska, wyrządzone przez niego samego, osoby z nim związane oraz należące do niego niesprawne urządzenia.

7.4. W trakcie wydarzenia Wystawca zobowiązany jest do posiadania identyfikatora.

7.5. Wystawca odpowiada w obrębie swojego stoiska za bezpieczeństwo oraz roszczenia osób trzecich.

7.6. Organizator nie odpowiada za szkody spowodowane przez zwiedzających w czasie trwania imprezy w obrębie stoiska wystawowego.

7.7. Wystawca zobowiązany jest do bezwzględnego wykonywania poleceń wydawanych przez pracowników ochrony i służb porządkowych pod rygorem usunięcia z imprezy oraz trwałego zaprzestania współpracy.

8.1. Organizator zapewnia:

• reklamę w regionalnych mediach: TV, radio, prasa,
• ekspozycję plakatów na słupach ogłoszeniowych i pojazdach komunikacji miejskiej,
• reklamę w mediach społecznościowych (Facebook, Instagram),
• wpis do bezpłatnego katalogu Wystawców na Facebooku i Instagramie — w miarę możliwości technicznych,
• ochronę w nocy z 1 na 2 dzień (licencjonowana firma ochroniarska),
• możliwość ustawiania stoisk w dniu poprzedzającym imprezę (wybrane imprezy — wymagane uzgodnienia z Organizatorem),
• zasilanie oświetlenia stoisk i kas fiskalnych (230V),
• punkt „hot water”,
• identyfikatory,
• parking na terenie wydarzenia.

8.2. W przypadku sporu pomiędzy Wystawcą a Organizatorem w interpretacji niniejszego Regulaminu stroną rozstrzygającą jest Organizator.

8.3. W przypadku sporu nieuregulowanego niniejszym Regulaminem mają zastosowanie przepisy Kodeksu Cywilnego.

8.4. Dostarczenie do GeoLab formularza Zgłoszenia Uczestnictwa jest jednoznaczne ze złożeniem oferty uczestnictwa w Wydarzeniu oraz akceptacją postanowień niniejszego Regulaminu.